Per responsabili e gestori, il tema non è certo nuovo: il D.Lgs. 24/2023 prescrive di “dare diligente seguito” alle segnalazioni di illeciti.
Le Linee Guida ANAC in materia di Whistleblowing mettono tuttavia in evidenza la necessità di strutturare e documentare l’intero percorso istruttorio: verifiche sulla fondatezza dei fatti, interlocuzioni, eventuale coinvolgimento di strutture interne o soggetti esterni, motivazione dell’archiviazione o trasmissione agli organi competenti.
Cosa significa quindi in concreto “dare diligente seguito” a una segnalazione del whistleblower?
E quali strumenti aiutano RPCT, OdV e Compliance Officer a tracciare le attività svolte all’interno del canale informatico obbligatorio?
Vediamolo insieme ⬇️
Legality Whistleblowing: il software per le segnalazioni di illeciti sicure e conformi
L’alleato per la perfetta compliance al D.Lgs. 24/2023 e Linee guida ANAC: gestisci le segnalazioni whistleblowing con la piattaforma che blinda ogni dato riservato.
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Gestione del Whistleblowing: perché la conformità non dipende solo dal canale di segnalazione, ma dalla gestione dell’istruttoria
L’art. 5 del Decreto attribuisce infatti al soggetto incaricato della gestione della piattaforma whistleblowing una serie di adempimenti che riguardano la gestione puntuale dei singoli casi: rilasciare l’avviso di ricevimento entro sette giorni, mantenere le interlocuzioni con il segnalante, dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute e fornire riscontro entro tre mesi.
Per questo motivo, un sistema di whistleblowing può essere formalmente attivo e tecnicamente sicuro, ma risultare carente se la fase istruttoria non è organizzata e documentabile, soprattutto in caso di richiesta di chiarimenti da parte di ANAC, audit interni o contenziosi.
Gestione delle segnalazioni whistleblowing: cosa intende l’art. 5 del D.Lgs. 24/2023 per diligente seguito
Il “diligente seguito” va pertanto letto alla luce delle attività istruttorie richiamate dalle Linee Guida ANAC: verifica dell’ammissibilità, eventuale richiesta di elementi integrativi, accertamento sulla fondatezza dei fatti, decisione finale e comunicazione dell’esito.
Nella prassi, questo si traduce in una sequenza di operazioni che devono essere:
- formalizzate
- coerenti con la procedura interna
- conservate nel rispetto della riservatezza
- ricostruibili nel tempo
Perché l’istruttoria è il passaggio più delicato per RPCT, OdV e organi di gestione
È nella fase istruttoria che il gestore assume decisioni che possono avere rilievo disciplinare, amministrativo o penale.
Dichiarare una segnalazione inammissibile, procedere a un’audizione, trasmettere gli atti all’Autorità giudiziaria o all’ufficio competente sono scelte che devono essere adeguatamente motivate.
Nella pratica quotidiana, verbali di audizione, richieste di integrazione e note istruttorie vengono spesso gestiti con documenti separati rispetto alla piattaforma whistleblowing. Questo rende più complessa la ricostruzione del percorso seguito per ciascun caso.
Legality Whistleblowing 6.1: il software che semplifica la gestione dell’istruttoria senza aumentare il rischio
Verbali integrati nel fascicolo della segnalazione whistleblowing
Il risultato è un fascicolo completo, nel quale trovare una panoramica immediata delle attività istruttorie, con permessi di visualizzazione e/o compilazione regolati in base ai ruoli autorizzati.
Istruttoria whistleblowing: modelli configurabili per strutturare le verifiche
L’ente o l’organizzazione può definire uno schema di verifiche totalmente personalizzato e aderente alla propria procedura interna, prevedendo campi informativi, domande e checklist, obbligatori o facoltativi, da inserire in tutta semplicità con la funzione drag&drop.
In questo modo:
- le attività di accertamento seguono uno standard definito
- si riduce il rischio di omissioni involontarie
- i criteri di valutazione risultano più omogenei tra casi analoghi
- la motivazione delle decisioni è supportata da un percorso istruttorio tracciato
Per RPCT, OdV e Compliance Officer, significa poter gestire l’istruttoria in modo efficiente e collaborativo, a prova di audit esterno.
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