Per le aziende certificate ISO 9001:2015, la valutazione dei fornitori è un requisito della norma e non una buona pratica facoltativa.
Il punto 8.4 chiede di stabilire criteri per valutare, selezionare e monitorare i fornitori esterni, e di conservare le informazioni documentate che lo dimostrano. In sede di audit l’ente di certificazione controlla proprio questo.
Nelle aziende che gestiscono l’albo con fogli di calcolo e posta elettronica, i problemi di solito si accumulano senza che nessuno se ne accorga. Può succedere che due fornitori con lo stesso profilo vengano valutati in modo diverso a seconda di chi ha aperto per primo la loro mail. Oppure che nel fascicolo di un fornitore attivo resti una visura di otto mesi fa. Quando l’auditor chiede su che base un fornitore è stato ammesso, la risposta va ricostruita a posteriori.
Su questo tema DigitalPA organizza il webinar gratuito “La qualificazione dei fornitori: criteri, controlli e tracciabilità in ottica audit”. L’incontro parte da un presupposto: le categorie merceologiche non richiedono tutte lo stesso livello di controllo. I relatori mostreranno come impostare la valutazione dei fornitori calibrando i requisiti sulla rischiosità di ciascuna categoria, e come documentare le scelte perché restino verificabili anche quando l’audit arriva molto tempo dopo la decisione.
Il metodo si rivolge all’Ufficio Acquisti e alla funzione qualità, che condividono la responsabilità sullo stato dei fornitori ed entrambi hanno interesse a non rallentare gli ordini.
Webinar gratuito | 17 novembre 2026 | Ore 10.00 | Durata 30 minuti
Posti limitati
Acquisti e qualità, due funzioni coinvolte nella valutazione dei fornitori
La valutazione dei fornitori coinvolge due funzioni, che guardano lo stesso fornitore in momenti diversi. L’Ufficio Acquisti se ne occupa quando c’è da emettere un ordine, e in quel momento ha bisogno di sapere soltanto se può procedere. Gran parte del tempo di procurement manager e operatori di qualifica va però nel chiedere certificati, verificarli e ricordare ai fornitori quelli in scadenza. Quando l’albo conta centinaia di nomi, questo lavoro finisce per occupare più spazio della valutazione vera e propria.
La funzione qualità e compliance guarda lo stesso fornitore con gli occhi dell’auditor. Ha bisogno di poter ricostruire perché il fornitore è entrato nell’albo e quali controlli ha superato da allora. Se questa storia non è documentata, anche una valutazione corretta diventa difficile da difendere durante la verifica.
Dall’iscrizione all’albo fornitori alla qualifica
Un fornitore iscritto all’albo non è ancora un fornitore qualificato. Nell’iscrizione confluiscono i dati e i documenti che il fornitore sceglie di presentare. La qualifica invece è una decisione dell’azienda, che stabilisce per quali categorie il fornitore è abilitato e con quale scadenza.
Per decidere quanto rigore applicare, conviene chiedersi cosa succede se il fornitore commette un errore. Un fornitore di cancelleria e uno che interviene sugli impianti possono pesare in modo simile sul budget e avere conseguenze molto diverse quando qualcosa va storto. I requisiti di ciascuna categoria andrebbero dimensionati su queste conseguenze, più che sull’importo della spesa.
Documenti e scadenze, quando un fascicolo completo non basta
Avere tutti i documenti nel fascicolo non dice ancora nulla sulla loro validità. Un file può riferirsi a un’altra società o essere una scansione illeggibile, e anche un certificato regolare ha comunque una data di scadenza. Nel webinar questi passaggi verranno affrontati con alcuni casi d’uso e una demo del modulo Supplier Management di Online Procurement. L’obiettivo è far emergere anomalie e scadenze per tempo, quando l’ordine non è ancora partito.
La valutazione dei fornitori alla prova dell’audit
La domanda dell’auditor riguarda il momento in cui il fornitore è stato ammesso. Per rispondere bisogna aver fissato i criteri prima della qualifica e sapere chi ha dato l’approvazione. Bisogna anche poter dimostrare che i documenti erano validi in quella data.
Programma e relatrici del webinar sulla valutazione dei fornitori
I temi dell’incontro:
- la differenza tra mantenere la documentazione e governare lo stato dei fornitori
- non tutti i fornitori pesano allo stesso modo: categorie critiche e non critiche
- documenti: caricato non vuol dire valido
- scadenze: smettere di rincorrere i documenti e anticipare le scadenze
- la qualifica che regge un audit: cosa serve per dimostrare, anche a distanza di tempo, su che base un fornitore è stato ammesso
- casi d’uso e demo
Ilenia Zara | Product Owner di Online Procurement
Maena Murgia | Consulente Procurement senior e Responsabile commerciale
Intervengono Ilenia Zara, Product Owner di Online Procurement, e Maena Murgia, consulente procurement senior e responsabile commerciale DigitalPA. Ilenia Zara segue lo sviluppo delle funzioni di albo e qualifica della suite. Maena Murgia affianca le aziende che decidono di rivedere la gestione del proprio albo fornitori. Dopo la presentazione i partecipanti potranno fare le loro domande.
Come partecipare
La partecipazione è gratuita e aperta a imprese e professionisti, previa registrazione online. Per chi ha bisogno di supporto è disponibile una guida all’iscrizione.
Chi si registra ma non può seguire la diretta riceverà dopo l’evento la registrazione video e le slide. A tutti i partecipanti verrà inviato un attestato di frequenza nominativo.
Le aziende che stanno rivedendo i criteri di qualifica o preparano il prossimo audit possono
richiedere un confronto con gli specialisti DigitalPA.
