La conservazione sostitutiva mira alla sostituzione dei documenti cartacei in formato digitale, assicurando l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità.
Questa procedura è disciplinata e regolamentata dal DPCM 3/12/2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione) e dal DM 17 giugno 2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto). Entrambi in riferimento all’Art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. n. 82/2005, modificato dal D. Lgs n. 217/2017).
Documento informatico e Conservazione elettronica
In ambito digitale, la conservazione elettronica dei documenti informatici necessita di soluzioni informatiche per assicurare il mantenimento degli stessi, al fine di preservarne l’integrità, l’autenticità e la leggibilità a lungo termine.
La normativa stabilisce che si può assolvere agli obblighi di conservazione anche predisponendo copia informatica di documenti in origine cartacei. Tale è appunto, la conservazione sostitutiva.
Il Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD) definisce il documento informatico come “il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Quale software utilizzare per assolvere agli obblighi sulla conservazione sostitutiva?
Il software Contratto Informatico sviluppato dalla DigitalPA consente alle amministrazioni sia pubbliche che private di ottimizzare il processo di redazione e stipula del contratto, con la sottoscrizione mezzo firma digitale e marcatura temporale, fino alla sua custodia e conservazione, adempiendo, senza l’utilizzo di software terzi, a tutti gli oneri normativi.
Tramite il Software Contratto Informatico è possibile trasmettere i fascicoli al conservatore attraverso una funzione integrata nell’archivio.
La norma infatti stabilisce che il sistema di conservazione deve essere gestito dal Responsabile della Conservazione e che questo possa scegliere tra la conservazione interna o tramite affidamento (totale o parziale) ad altri soggetti che garantiscano soluzioni adeguate in base alle disposizioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
SCARICA LA BROCHURE DI CONTRATTO INFORMATICO
Il software DigitalPA non è soggetto a costi di licenza ed è accessibile da qualsiasi dispositivo attraverso soluzioni in Saas che garantiscono alti livelli di prestazioni e sicurezza.
Approfondimenti:
La digitalizzazione dei contratti: stipula elettronica e conservazione sostitutiva
Linee Guida sulla conservazione dei documenti informatici
Scarica la brochure di Contratto Informatico
