Cambiare piattaforma di e-Procurement non significa ricominciare da zero: gli appalti già avviati sono registrati nella Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP) di ANAC e da lì possono essere recuperati, garantendo continuità a gare in corso e contratti in esecuzione.
Cambio piattaforma di e-Procurement: il problema sono gli appalti già avviati
Le ragioni per cambiare Piattaforma di Approvvigionamento Digitale (PAD) sono diverse. Può scadere il contratto con il gestore. Può emergere l’esigenza di una piattaforma adeguata alle nuove Regole Tecniche AgID. Soprattutto, l’Ente deve ora gestire in digitale anche la fase esecutiva: con la Determinazione AgID n. 267/2025 l’invio delle schede ANAC post-aggiudicazione non basta più, e RUP (Responsabile Unico di Progetto), DEC (Direttore dell’Esecuzione del Contratto) e gli altri soggetti coinvolti devono gestire la documentazione direttamente sulla PAD certificata.
In ogni caso il passaggio avviene mentre l’attività amministrativa prosegue. Al momento del cambio ci sono gare non ancora aggiudicate, contratti in esecuzione che dureranno mesi o anni e uno storico di procedure concluse che resta rilevante per controlli e verifiche.
La nuova piattaforma, però, non conosce queste procedure. Senza un intervento mirato, il RUP si trova a dover ricostruire a mano fascicoli, anagrafiche e schede già inviate ad ANAC. È un lavoro lungo e, soprattutto, esposto a errori proprio sui dati di cui l’Ente deve rispondere.
Cosa prevede il Codice: un dato, un invio, un'unica banca dati
Il D.Lgs. 36/2023 ha costruito la digitalizzazione degli appalti attorno a un principio preciso. L’art. 19, comma 2, del D.Lgs. 36/2023 stabilisce il principio dell’unicità dell’invio (once only): ciascun dato è fornito una sola volta a un solo sistema informativo e non può essere richiesto da altri sistemi, ma è reso disponibile dal sistema che lo ha ricevuto.
Il sistema che riceve i dati sui contratti pubblici è la BDNCP, disciplinata dall’art. 23 del D.Lgs. 36/2023 e interoperabile con le PAD utilizzate dalle Stazioni Appaltanti (art. 25). Con la Delibera n. 261/2023, adottata il 20 giugno 2023 e applicabile dal 1° gennaio 2024, ANAC ha individuato le informazioni che le Stazioni Appaltanti sono tenute a trasmettere lungo l’intero ciclo di vita del contratto.
Il Codice non tratta questi obblighi come una formalità. Ai sensi dell’art. 23, comma 8, l’omissione delle informazioni richieste o delle attività necessarie a garantire l’interoperabilità costituisce violazione degli obblighi di transizione digitale, sanzionabile ai sensi dell’art. 18-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
A questo quadro si aggiungono le Regole Tecniche AgID 2.0 per le PAD, approvate con la Determinazione AgID n. 267/2025 in attuazione dell’art. 26 del D.Lgs. 36/2023. Le nuove regole richiamano esplicitamente il once only e mettono al centro il fascicolo digitale e la fase esecutiva: SAL, modifiche contrattuali, subappalti, sospensioni, collaudi e conclusione del contratto.
La conseguenza pratica è chiara. Le informazioni sugli appalti già avviati esistono già e risiedono in BDNCP. Reinserirle manualmente nella nuova piattaforma va nella direzione opposta rispetto alla logica del Codice: duplica il lavoro e moltiplica il rischio di disallineamenti.
Dove si annidano i rischi nel passaggio
| Situazione al momento del cambio | Rischio principale | Cosa verificare |
|---|---|---|
| Gara avviata e non ancora aggiudicata | Interruzione degli adempimenti successivi verso ANAC | Quali schede ANAC sono già state inviate e quali mancano, secondo i flussi previsti dall'Orchestratore ANAC |
| Contratto aggiudicato e in esecuzione | Fascicolo esecutivo incompleto, schede di esecuzione non coerenti con quelle già inviate | Allineamento tra dati in BDNCP e fascicolo sulla nuova PAD |
| Procedure concluse | Quadro parziale per controlli, verifiche e qualificazione della Stazione Appaltante | Disponibilità di un elenco completo e consultabile delle procedure |
| Inserimento manuale dei dati | Duplicazioni, errori di trascrizione, incoerenze con la BDNCP | Unicità di ogni procedura e corrispondenza con il CIG |
Il punto più delicato è la fase esecutiva. Un contratto pluriennale passato alla nuova piattaforma senza il suo storico obbliga RUP e DEC o Direttore dei Lavori a lavorare su un fascicolo che non riflette quanto già comunicato ad ANAC.
Approfondisci: RUP e DEC nella fase esecutiva: compiti e ruoli secondo il D.Lgs. 36/2023 e il correttivo
Cambiare PAD: un percorso di transizione, non una procedura alla volta
Al momento del cambio un Ente può avere centinaia di procedure aperte. Oltre alle gare, anche gli affidamenti diretti di importo superiore a 5.000 euro hanno una fase esecutiva da seguire e documentare. Riprenderle una per una non è realistico: il cambio di piattaforma va impostato come un percorso di transizione governato a livello di Ente, con l’affiancamento del fornitore.
In concreto, il percorso si articola in quattro passaggi:
1. Migrazione dei dati
Le anagrafiche degli operatori economici e le procedure in corso vengono trasferite nel nuovo ambiente.
2. Configurazione dell'ambiente di lavoro
Accessi, ruoli, permessi e flussi vengono impostati sull’organizzazione reale dell’Ente.
3. Formazione iniziale
del personale coinvolto, prima dell’avvio.
4. Supporto nelle prime fasi operative
per sciogliere dubbi tecnici e procedurali.
La migrazione dei dati è il passaggio più delicato. Se le procedure in corso non arrivano sulla nuova PAD complete e coerenti con quanto già comunicato ad ANAC, la continuità rischia di interrompersi: è qui che uno strumento di importazione dalla BDNCP, come PAD Importer, fa la differenza.
Dalla BDNCP alla nuova PAD: la risposta di PAD Importer
Per affrontare questa fase DigitalPA ha sviluppato PAD Importer, nuovo modulo della PAD certificata Acquisti Telematici. Il modulo individua gli appalti aggiudicati sulla BDNCP e non ancora presenti in piattaforma, ne estrae le informazioni già trasmesse ad ANAC e predispone in automatico schede di riepilogo e fascicoli.
Le procedure importate seguono il percorso del contratto: prima confluiscono nel modulo Gare Telematiche, dove il RUP completa gli adempimenti successivi all’aggiudicazione; poi passano in ContractPA – Gestione Esecuzione Contratto, con il fascicolo di esecuzione già predisposto e conforme alle Regole AgID 2.0.
ANAC
BDNCP
Appalti aggiudicati
Import
PAD Importer
Schede e fascicoli
Post-aggiudicazione
Gare Telematiche
Adempimenti del RUP
Esecuzione
ContractPA
Fascicolo AgID 2.0
Il modulo confronta i dati della BDNCP con quelli presenti in piattaforma, così da ridurre il rischio che la stessa procedura venga importata due volte. L’import può essere avviato in autonomia dalla Stazione Appaltante, senza interventi IT, ogni volta che serve.
Tre gli scenari d'uso principali
Passaggio ad Acquisti Telematici
Gli Enti che migrano da un'altra PAD possono recuperare dalla BDNCP le procedure aggiudicate, che proseguono in Gare Telematiche per gli adempimenti post-aggiudicazione e poi in ContractPA per l'esecuzione, senza ricominciare da zero.
Enti già utenti di Acquisti Telematici
Possono recuperare in blocco i CIG mancanti e, attivando ContractPA, estendere la gestione alla fase esecutiva.
Gare gestite su un'altra PAD
È possibile adottare ContractPA come soluzione indipendente per la sola esecuzione. PAD Importer recupera gli affidamenti dalla BDNCP e genera i relativi fascicoli esecutivi.
Cambiare PAD è una decisione organizzativa prima ancora che tecnologica, ma non deve tradursi nell’azzeramento del lavoro già svolto. Le informazioni trasmesse ad ANAC sono un patrimonio dell’Ente: recuperarle, invece di reinserirle, è coerente con il principio dell’unicità dell’invio, alleggerisce RUP e uffici gare e consente di affrontare la fase esecutiva digitale partendo da un quadro allineato alla BDNCP.
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